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来访人员接待制度篇一
第一章 总则
规范公司接待管理，遵循热情周到、节俭高效、廉洁自律的准则，推动接待工作逐步实现流程化和标准化，以此提升接待工作的成效与品质，鉴于此前接待各类访客所积累的实践，现对相关办法进行修订。
第二条 范围：旨在明确湖南声迅电子有限公司接待各类访客的相关工作规范。
第三条 管理原则
一、归口管理原则
重要来宾包括政府官员、新闻界人士、其他机构负责人以及总部和分公司领导，他们的到访由总经理办公室统筹安排，文秘与行政团队负责协调，同时技防巡逻队、运营服务中心、市场部、销售部等部门需紧密协作，共同完成接待任务。
非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来访，或涉及较强业务性接待事务，应由对口部门具体负责接待工作，总经办提供协助，如对口部门不明确，则由总经办统筹安排接待。
新增客户接待及售后问题处理工作分别由销售部门、运营机构负责安排。重要潜在客户到访事宜单独归销售部门管理。客户投诉问题统一由运营机构跟进解决。
二、接待工作基本原则
必须以促进企业运作和收益增长为目标，增强对外联络和标识推广的观念，主动进行组织声誉的塑造和传播。
要遵循规范统一，标准明确，步骤清晰，规章严格，符合礼节规范，防止随心所欲。
要秉持节俭高效、服务周全的精神，按照客人身份及需求提供差异化接待，区分不同规格的安排，杜绝奢靡行为。
三、坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。
第二章 管理职能
第四条 公司总经办(含行政、文秘协调模块)接待管理职能
一、负责接待管理规定的制定及监督检查工作。
要明白访客的意图和需求，安排好对接的接待人员、会议地点、会议安排、后勤保障等准备工作，并告知各相关单位，确保接待期间能顺利组织协调各项事务。
三、严格执行接待过程中的保密制度。
第五条 公司各职能部门接待管理职责
必须严格遵循总经理办公室所规定的接待规范，依照既定程序，妥善完成属于本单位的各项接待任务。
二、在接待过程中严格执行保密制度。
要诚恳地向来宾介绍本部门职责和运作方式，态度要端正，表达要明确，确保信息传达完整准确，并且要细致地回应每一位来宾的咨询，解决他们的所有困惑。
要切实落实本部门职责范围内接待环节的各项任务，包括提前备妥市场部提供的宣传品和欢迎标识，同时安排好现场摄影事宜。
第三章 接待程序
第六条 接待各类事务时，相关单位职员需首先查明访客的背景信息、拜访意图以及具体需求，在草拟初步的接待方案和安排后，需向行政管理中心汇报以便进行统筹协调和具体执行。对于重要客商或贵宾的考察活动，原则上应至少提前二十四小时告知各环节的对接负责人，特殊情况除外。
3、来宾来访身份及人员情况确认---文秘协调组、市场部；
摄影摄像人员需准备设备，半小时前抵达现场——市场部安排；
接待住宿事宜由办公室联络团队负责，需等访客向机构提出申请后才能着手办理。
12、用车、接送人员的组织与准备---总经办行政部；
14、宴请的准备---文秘协调组（向领导请示后再作准备）；
第八条 销售客户和业务单位均由销售部负责接待事宜,销售部需指派讲解人员负责全程引导,其余部门须做好各环节的配合接待,销售部主管需全程在场,各项准备工作须依照第七条的规定内容开展。
第九条 对于一般宾客来访，要遵循如下流程：
接待人员需先客气询问访客事由，随后为其添上饮用水，邀其在大厅稍候片刻，进而恭敬探询其造访缘由及欲会晤的负责人，务必将访客各项资料详尽录入登记簿，而后即刻与该负责人联络，倘若确认已有预约，须即刻接洽相关领导，妥善安排会面事宜。
联络相关负责人时，需预先告知负责人访客的机构、职位、姓名、访客数量以及拜访意图。
3、可参照第三章第七条的相关规定做好有关要求的接待工作。
第十条 接待宴请和礼品赠送标准
接待副处级（副县级）以上政府官员及关键业务伙伴时，采用中等规格款待，每人的宴请费用在100到150元之间，若要赠送纪念品，其价值标准为150至200元。
普通访客，涵盖一般商务往还、公务对接、企业内部副处级以下官员，采用经济型款待方式，此类宴请的人均费用设定在八十至一百元，倘若须赠送纪念品，针对业务往来的访客，标准定为每人一百元。
4、如需本公司安排住宿的，住宿标准比照宴请标准来确定。
接待工作若涉及公司宴请或住宿安排，必须先由文秘协调组与销售部经理层向总经理请示获批方可实施，超出既定预算标准的接待方案，同样要事先获得总经理的批准才能实施。
接待外来宾客时遵循对等原则，我方人员通常需与客人级别相当，陪同上级政府部门负责人时，执行董事或总经理必须到场，其余人员则由总经理或其办公室依据客人身份来安排。
第十条 接待注意事项
打电话和接电话时，应当采用得体措辞，例如说“您好”、“请问您需要联系哪位”、“请问您贵姓”、“请问您来自哪个组织”、“请稍等片刻”、“请您稍坐等待”、“各位宾客，请跟随我这边走”、“感谢”。
高级别政府部门官员或企业贵宾到访考察时，安保负责人需依据公司高层指令，判断是否安排队伍进行欢迎和送别仪式。
接待人员要热情主动地迎接宾客来访，然后引导客人去办公室或者接待室进行交谈，如果接待人员本人有事情需要暂时离开办公室，应该把办公桌上的文件、资料和贵重物品整理好，放置妥当，以防止信息泄露或者物品遗失。
重要来宾进行参观时，全程的引导人员和各个环节的解说者需要巧妙运用肢体动作和身体姿态来辅助说明，并且要充满热忱地完成每一次的接待和讲解任务。
安保巡逻小组和值守站点等关键服务单位，需提前规划各类紧急状况的应对方案演练，备齐应急手册，确保在接待贵宾期间，可即时回应各类咨询，同时也能通过模拟操作，处理售后环节可能出现的各类意外情况。
重要来宾到访视察期间，各部门负责人及陪同人员需展现出高度的热忱，细致入微地介绍工作流程，确保表述精准，避免冗余，同时耐心细致地回应所有疑问，保持积极友好的态度，不厌其烦地提供帮助，力求服务周到细致。
宴请宾客务必采用分发菜单流程，具体经办者需填写菜单，部门主管需签字确认，再提交给总经理核准，特殊情形允许电话沟通，事后需补交菜单，通常应由总经理办公室的文秘协调团队整体统筹，若未获批准擅自举办宴席，相关经办者须全额承担招待开销。
重要来宾将要离去，接待人员需护送其前往车辆，倘若公司备有纪念物品，务必在护送途中先行放置于来宾的座驾之内，或直接呈递至来宾个人手中，待来宾登车后，护送者方可逐步退回，直至来宾的身影彻底消失在自己的视野之外。
整个参观接待活动全部结束后，负责统筹接待的主要人员要立即召集所有参与接待的人员开会，深入分析本次活动中的成功之处和不足之处，借助总结来持续提升接待工作的水准和效能，确保未来的接待任务中职责划分清晰，事务安排有条理（如果在接待过程中拍摄了合影，需要迅速将照片发送给相关客人）。
市场部门须迅速梳理撰写到访信息/短讯（两天内），呈报总经办，若接待重要人物，需经公司负责人核准后才发给总公司，同时要在企业网站上公布。
第十一条 负责各阶段接待的人员要注重提升专业技能，力求把每个环节的接待任务都完成得很出色。
第十二条 各环节的接待人员要注重个人外表仪容，男性同事不能留长发、胡须，女性同事不宜过度化妆，所有同事都不准染非自然的发色。接待重要来宾参观时，运营服务中心和技防巡逻队要统一服装上班。
第十三条 来宾在公司内部进行参观、检查等活动时，必须全程有当次接待总协调员、讲解员或对口接待部门接待人员陪同，重要来宾还需要公司领导、相关部门经理一同全程陪同。
第十四条 参观期间，接待人员必须严格遵守公司关于信息保密的各项规定。
第四章 罚则
第十五条 违反相关条款，私自提升招待规格或未获许可擅自宴请客人，又或是在服务过程中怠慢来客导致差错，当月考核时需扣除部门主管及涉事人员各一分。
接待环节发生重大安全事件时，责任单位月度考评要扣除1分。
接待期间，若企业核心机密导致重大损害，须依照公司相关保密规章处理。
第五章 附则
第十八条 此规定自2015年6月10日生效，具体执行由总经理办公室负责说明。
第十九条 实施本规定后，若北京总部制定其他同类措施，当本规定与总部措施产生矛盾时，应以总部相关措施为准。
第1章 总则
第1条 目的
本制度适用于公司所有前台接待人员。
接待预约来访客人时，接待者要态度和蔼可亲，举止得体自然。服务要周到细致，让人感觉温暖舒适。
第5条 安排时接待地点，接待人员主要遵循以下原则。
1．对于普通来宾，一般安排在公司会议室内接待。
2．对于贵宾，应由具体接待者安排接待地点。
面试者若能获得会议室使用权限，则优先安排在会议空间进行接待，以提升接待体验。
公司接待前来进修的人员，行政部会提供协助，并联络相关单位做好安排工作。
让他与相关人员见面。
第3章 附则
第10条 行政部对本制度拥有解释权。
来访人员接待制度篇二
为了更好地引导公众的互动方式，确保相关事务的处理既精确又迅速，同时兼顾便利性，依据《xx条例》的相关规定，并参照本部门的运作情况，现制定《接待公众咨询制度》。
积极迎接民众登门，仔细听取登门民众的反馈、想法，欢迎民众实施监督，妥善处置民众登门事宜，做好观念疏导，一心一意为百姓提供帮助。
接待民众时需和气有礼，使用标准问候语，诸如“您好”、“请坐”、“稍候”、“我来帮您查寻”，确保“有人来时有招呼，有人问时有回应，有人走时有告别”。
三、认真做好“群众xx登记”，做到有访必录。
四、根据xx内容，区别不同情况作必要答复，原则如下：
事情明了，有具体规则可循的，需要给出清晰的规则说明，对于状况繁杂、牵涉其他单位或缺乏规则支撑的事务，在未查证清楚之前，不提供最终判断或暗示态度的表述，但应当对咨询者细致解释情形。办结事务后，立刻告知相关方。
不属于民政局处理的事项，需尽量告知当事人解决相关事务的恰当方向和办法。
接待对象条件不符合相关法规条款，或者提出的要求超出解决能力的，需要温和地讲解清楚。
接待来访者时，如果对于xx事项的相关政策不够明晰，需要迅速联络对应部门处理，不能对来访者说出类似“不清楚”或“不知道”的话。
按照责任归属机制，问题解决后，需在三个月期限届满前，五天内与反映人沟通，沟通方式可以是电话联系，也可以是寄送回函，还可以是当面交流，如果xx类事务从接收开始计算，三个月内无法完成，必须立刻告知反映人具体缘由。
针对民众集体性上访的情况，应耐心说服引导，建议其派遣五名代表以下的人员前来沟通。对于关键性事项，必须迅速向更高层级的政府部门进行汇报。
来访人员接待制度篇三
1.学校欢迎寄宿生家长主动参与对寄宿生的管理、教育。
寄宿生家访者到访寄宿学生处，须在接待处报上自己是谁，为何而来，需自行填写相关记录表格，经允许后持相关证明方可进入。
寄宿生的家长对子女要求很高，教育他们养成节俭、努力、守规矩、无私、关心集体、乐于助人等好习惯，不允许过分宠爱、放纵孩子。
寄宿生的家长，在常规的教学时段，不可以把寄宿生领离校园，让他们在外面吃饭、过夜。
探望寄宿生的家长要自觉维护寄宿生的学习生活纪律，确保宿舍环境干净，并且保持安静。
6.男性家长一律不许进入女生宿舍区。
寄宿生家长需要遵循学校的各项规定,不能在宿舍区域吸烟,也不得在那里打牌,更不可以留宿外人。同时,不允许将动物带入宿舍范围之内。
8.寄宿生家长应服从宿管员的管理，不得在宿舍区内无理取闹。
家长前来探望的时间安排在每周六晚上以及周日，学生进行课程教学期间，以及晚上九点半以后，这些时段不允许家长探视寄宿学生。
学生若在校期间，寄宿生的家人要给寄宿生送钱物，可以到宿舍管理人员那里，办理相应手续，由宿舍管理人员转交。
11.寄宿生家长凭宿管员的相关手续离开宿舍。
来访人员接待制度篇四
接到民众来函，须当天开启，开启时需留意核对信封外表、邮戳有无破损，开启后应将信封与信件捆扎，同时标明接收时刻。
2、认真阅读信件，并填写《群众来信来访登记表》。
重要的文书需立刻呈送办党组书记及主任审阅，普通的民众函件则依照“分管者即责任者”的规则，转交给对应的分管负责人处理
群众来信经领导审阅后，须即刻予以回复，回复内容应体现细致与周到，需向民众阐释相关事宜，普及相关政策法规，并告知民众处理进展或指引民众按层级反映诉求。
5、对已办结的信件要立卷归档，统一保管。
1、对群众来访要热情接待，并填写《群众来信来访登记表》。
仔细查看来访者带来的相关文件，借助谈话深入掌握并记录当事人陈述的事项和诉求，同时记下接待方给出的回应。
依照责任归属明确的管理办法，促使到访者与对应的主管或负责人会面；若相关领导或负责人不在机构内部，则需商定具体的接待时刻。
接待人员必须确立一心为民的宗旨，尽量降低民众多次跑动的频率。对于反复反映相同诉求的访民，需要实施细致的劝导沟通，阐释相关法规政策，帮助他们通过合法途径解决矛盾。
针对个别结伙滋事破坏单位正常运作的申诉人员，需立刻通报公安部门依照法规处置。
对于疑似精神疾病患者或传染病携带的上访者，需通报卫生、防疫及公安等机构，依照相关法规进行处置。
来访人员接待制度篇五
所有员工必须提升服务观念，认真负责地处理民众的来信和来访事宜。
要文明地接待来访者，需要遵循“四心”、“五不”和“五个一”的原则。具体来说，要做到接待时充满热情，倾听时非常仔细，回答问题时保持耐心，处理事务时用心投入。同时，要避免行为简单粗暴，态度不能生硬，不能讲官话，不能摆架子，也不能推卸责任或敷衍了事。此外，还要主动上前一步，问候一声，帮助办理一件事情，送来访者离开一段路程，最后道别时说一声再见。
三、信访一般接待工作程序：
1、登记：
要仔细记录信件、接待和举报电话的详细信息，在需要时可以请上访者提交书面陈述。登记事项包含接待时刻、接待者姓名、性别、岁数、职业、政治身份、住址或工作地点、提出的核心诉求。
2、答复：
客人的建议、诉求符合规章制度，能够立即处理的，马上就办；不能立刻办妥的，三天内会告知结果。
接待者提出的看法和诉求，若对照规定属于不恰当的，就向他们宣讲规定，讲明情况。
3、办理：
（1）由便民服务中心直接答复办理；
依据反映事项的具体情况，遵循分类管理、对口处置的规则，分派给对应机构或单位处理。
四、凡是上访者提出的紧急重大事项，或是集体上访的反映情况，必须马上联系相关机构，同时向负责人进行汇报。
处理集体申诉，应当遵循顺应不激化，疏散不聚集，化解不结怨，笼统不具体的“四宜”方针，快速应对，并要求事发地点限期处理。
必须严格遵守《信访条例》中的各项条款，对于民众的控诉与检举内容，要确保绝对保密。
