当对方发送长邮件时，回复的字数不宜太短。诸如“是”、“对”、“好的”、“收到”、“谢谢”等词语是非常不礼貌的。
4、同样问题不要建高楼
如果 RE 过多，则意味着沟通不畅且缺乏清晰度。这个时候你应该通过电话交谈后做出判断。
5、对于复杂的问题，在多个收件人频繁回复并发表意见后，应立即总结讨论结果，进行删除，并突出有用的信息。
6.区分回复和全部回复
如果只有一个人需要知道，请回复；如果发件人提出的请求需要结论，请全部回复。
如果您对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，请勿将RE摆在大家面前。您应与发件人单独沟通，并在得到结果后通知所有人。不要频繁地向老板发送没有明确结果的电子邮件。
7. 积极控制电子邮件往来。
8、避免向高层管理者发送详细的讨论意见，尤其是高层管理者无法深入理解的可预见的业务细节。
电子邮件的主要功能
1. 向所有参与者明确讨论的议题、事实依据和结论以及达成的共识，并跟进直至工作完成。
2、能够准确、及时地记录事项进展情况、讨论内容和行动细节，作为每个工作项目的历史档案。
3、有分歧或争议时作为证据。电子邮件可以帮助人们关注事实而不是感受或性格和工作风格上的其他差异，并以合理的方式解决分歧和争议。
起草和发送电子邮件的原则
原则：尊重他人的时间。
职场交往中要尊重一个人，首先要懂得如何为他节省时间。就电子邮件而言，这意味着：仅尽可能快速、直接地向需要的人提供有价值的信息。
关于电子邮件名称
如果您不是在工作场所或商务信函中使用，您的电子邮件地址应命名为阿毛、阿狗、土飞缘、流浪天使、火星文**-%!~等。您可以随意命名。 ！但对于正式的商务沟通来说，这就行不通了。如果您没有公司通用的电子邮件地址，并使用自己的免费电子邮件地址（例如QQ或163）发送工作文件或简历，我建议将电子邮件显示名称设置为您自己的名字。因为在发送正式商业文件时，一定不要让收件人猜测你是谁。
关于主题
发送电子邮件时，制定一个主题，以便收件人通过查看标题就能明白您要说的内容。当然，邮件分类保存后，也方便查找和查看。该主题非常重要，建议：
1、不要空虚、空虚。例如，当某人提交简历时，简历要么是空白的，要么是包含“简历”一词的，这不会对收件人起到任何提醒作用；
2、要简洁，不要写太长的段落，也不要把文字直接写在主题栏里；
3、真实体现邮件主题的重要性，不要随意使用紧急符号；
4、一封邮件只有一个主题，不要搞混；
5. 切勿犯任何错别字；
6、回复邮件次数过多时，最好改变主题，防止叠加“RE:RE:RE:”。
关于称呼和问候
电子邮件应以标题和对收件人的问候语开头。首先，提醒一下，这封邮件是写给他/他们的；其次，称谓和问候语可以体现一个人的修养和专业水平。建议：
1. 适当且明智地称呼收件人。如果邮件来自国内，一般会按职务给出职位名称，如李先生、刘经理、王工人等；如果没有人或者你不认识，你可以称他为先生/女士；如果不确定性别，可以致电××先生；向多人发送电子邮件时，您可以称呼同事和领导。如果是西方邮件，请遵循西方商业信函规则。
2. 电子邮件的开头和结尾通常有问候语。简单来说就是“你好！”、“你好！”和“大家好！”就足够了。留学提醒大家，结尾一般都是简单的“祝你成功，平安幸福，赞尚奇”之类的。
关于文字
正文非常重要。基本要求是简洁、流畅。
1. 根据您与收件人的熟悉程度和上下级关系，无论电子邮件是内部还是外部，选择合适的语气和语言，防止误解；
2、用简单的词语和句子描述清楚，表达所要描述的内容。最好不要使用晦涩难懂的句子。
3、如果具体内容确实很多，最好只在正文中进行总结，单独写一个文件作为附件详细描述。
4. 如有必要，在文本中使用序列化列表以显示清晰；合理利用表格和图片来辅助使讲解更加直观。
5. 在一封电子邮件中传达完整的信息。不要记得事情还没有完全解释清楚，然后在发送电子邮件后发送额外的电子邮件。将它们标记为更正或添加，这很容易引起反感。
6. 尽量避免拼写错误。
7、合理提示重要信息。重要信息应给予特别提醒，但提醒不应没有重点，也不应使用红色、粗体或斜体的提醒，这可能会影响收件人阅读电子邮件的能力。
8.选择合适的字体，不要太大或太小。同时，一般不要在电子邮件中使用:)等笑脸字符。因为在商务邮件中，尤其是对外邮件中，这样的字符显得有些轻浮。
