近日，新华社《全国档案保管费每年达数十亿》的报道引起社会广泛关注，引发人们对人事档案管理方式的重新思考。
我国人事档案制度作为常规公共政策工具，为信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面做出了不可磨灭的制度贡献。
但现在，现行的人事档案制度已经不能适应时代变革和社会进步的需要，其弊端和缺陷越来越明显。 在用人方式多元化、人员身份日益复杂的今天，人事档案管理该如何改革？
移动工作者：文件无用，丢弃的人越来越多。
在北京人力资源和社会保障网，农民工人事档案栏目，每月都会公布“失联五年以上农民工人事档案名单”。
根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理的通知》（经人发[2007]51号）要求，公示期限为30天。 希望公示人员尽快联系其备案单位。 公示期满将被视为自动终止档案托管关系。
在北京，这样的公告已经持续了七年。
2007年12月，北京人才档案公共管理服务中心公布了第一批5700余份长期失联农民工档案，但前来认领的只有200多人。 其他5500余份失联五年以上且已公示的档案将入库封存，成为“死档案”。
这种档案废弃现象也是全国人才档案管理部门的普遍遭遇。 早在12年前的2002年，人事部全国人才流动中心和各省市人才交流服务中心进行的不完全统计显示，全国至少有60万“违法者” 。
如今，这样的抛弃者越来越多。
事实上，自20世纪90年代初以来，大量企业关闭、停业、兼并、转让，新的用工制度也逐渐建立。 这导致人员流动性增加，员工档案管理逐渐从公司分离出来。 这意味着“单位人”开始向“社会人”转变。
此外，1997年，国务院发布《关于建立统一的企业职工基本养老保险制度的决定》，开始在全国范围内建立统一的城镇企业职工基本养老保险制度。 退休、养老保险的办理也开始与人事档案脱钩。
一些1998年6月以后参加社会保险的人，基本上可以摆脱档案的束缚。 即退休时，无需查阅档案，根据档案记载的内容确定保险待遇。
传统人事档案的功能正在被大大削弱和退化，人们对档案的态度也发生了巨大的变化。 个人和管理部门轻视档案，造成部分档案丢失、损坏。 甚至还有很多人保留自己的档案。
于是，人才流动越频繁，“废弃岗位”数量就越大，各地人才服务机构储存的“死岗位”数量也在逐年增加。
最常见的情况是，很多人把档案“扔”到人才机构，往往只缴纳第一年的托管费，然后不再续办托管手续，也不缴纳相关费用。
档案管理员将这些文件分为“绝对死文件”和“相对死文件”。 “绝对死亡”有两种情况。 当事人移居国外定居或死亡。 这个比例很小。
“相对死档”是指备案人长期没有缴纳备案费或者完全忽视该档案，其中也包括一些持有自己档案的人。 一旦这部分文件的所有者需要，“沉睡的文件”很可能被“激活”，当然他需要支付文件管理费和一笔可观的滞纳金。
江西省人才交流中心原副主任罗水泉曾公开表示，中国江西人才市场拥有江西最大的人才档案，可存储10万份个人档案。 2009年，其实际存储容量达到2万余份。 然而，随着保管档案数量的增加，与档案所有者长期失去联系的“死档案”也在不断增加。 备案费每人每年240元，缴费率低于50%。
此外，清理“死文件”也让存储文件的单位和中介机构头疼不已。 “没有人敢销毁或者故意丢弃档案。即使档案当事人不来办理相关手续，档案也必须妥善保管。”
据了解，档案部门将人事档案视为“废弃档案”后，一般会将其封存，不再更新其中的信息，相关人事服务也将停止。 封存期间，由于没有人事档案，会对当事人工作经历、工作绩效等认证产生很大影响。在我国现行的人事管理制度下，这将直接影响其转正和定级，职称评定、工龄计算、贷款办理、社会保险缴纳等环节的工作，甚至可能造成身份丧失等严重后果。
另外，虽然可以激活“放弃文件”，但不能保证所有信息都能填写完整。 如果轻易“抛弃文件”，可能会后患无穷。
官员：档案是命脉，造假现象屡见不鲜
被农民工视为“鸡肋”的档案，对于官员干部来说却极其重要。 他们的简历、工作业绩、能力、奖惩等都通过档案呈现在组织部门的眼前。 也正因为如此重要，档案造假在一些接受调查的干部中屡见不鲜。
2014年7月8日，中组部通过12380举报网站通报，山西、广东正在严肃查处三起干部档案造假案件。
据12380举报网站显示，这三起案件分别是：
山西查处太原市质检协会原秘书长王红英档案造假案。 王红英于2013年4月被任命为太原市质检协会秘书长，经调查发现，王红英伪造年龄、虚假身份、虚假就业经历。
山西查处运城经济开发区副主任黄美芳档案诈骗案。 黄美芳于2013年6月被任命为运城经济技术开发区副主任、党工委委员。经调查发现，黄美芳的干部人事档案存在篡改年龄等造假行为。
广东查处梅州市劳教管理中心原政委钟丽档案诈骗案。 钟丽于2010年5月任梅州市劳动教养管理中心政委，2013年7月至2014年3月任梅州市技师学院副院长。经调查，钟丽有伪造工作经历的行为。并违反规定取得公务员资格。
干部档案造假等现象屡见不鲜。 一位公务员曾毫不掩饰地指出，对于进入仕途的人来说，年龄、民族、学历、人脉等都是影响其晋升的因素。 “伪造和篡改某些内容的情况并不罕见。”
有档案管理人员表示，在部分地级市、县，档案被修改的情况较多。 在这些地方，“山高皇帝远”，人伦关系和权力影响更容易介入，这会对制度的严格执行产生很大影响。
陈伟是河北省保定市城市管理局新城区分局的城管队员。 谈到修改档案，他表示，这种事情很常见，“取消一些制裁，增加立功、奖励、先进个人、劳动模范称号等荣誉”。
对此，保定市档案馆工作人员告诉记者，部分人员工作调动频繁，流动性较大。 如果单位文件管理不严格，文件很容易被篡改。 从工作简历、职称到出生日期、学历，一切都可以更改，有的甚至伪造招聘和任命程序。
这样，档案就失去了原有的价值。
如何防止私人关系和权力渗透到档案管理系统中，引起了社会的深刻思考。
变身“信用档案”，改革中利益冲突不可避免
作为官员本位意识和计划经济体制的独特产物，作为单位体制下强控制不对称的典型政治化象征，我国人事档案的信任赤字不断扩大，改革呼声也不断高涨。出现。
广州大学公共管理学院院长陈坦告诉记者，2005年，中国人事科学院《中国人才报告》指出，我国人事档案制度改革举步维艰、远远滞后。干部人事制度改革的总体进程。
干部档案、企业职工档案、流动人事档案、学生档案涉及组织部、人事部、劳动部、教育部、综合档案部等多个机构。 多头管理下的利益冲突是不可避免的。
虽然《流动人员档案管理暂行规定》明确规定流动人员档案由人事部门下属的人才服务机构管理，但为了“分一杯羹”，流动人员的就业中介中心劳动部门、各行业设立的人才中心、外企人才服务机构，以及教育领域的就业分配、留学服务机构等，都卷入了利益之争。 一些地方的人事部门、劳动部门还利用各自的户籍派遣、职称评定、失业登记、社会保障管理等职权，支持档案保管竞争。 组织部门、人事部门、劳动部门等配置专职档案管理人员，以及专门档案管理部门的员工，都不愿意“革命自己的生活”。 可想而知，人事档案制度改革是系统性、复杂性、艰巨性的。 但无论如何，人事档案制度改革的趋势是不可逆转的。
陈坦认为，信息记录是人事档案最基本、最重要的功能。 这种以信息记录为主的档案材料将成为真正了解个体的基础和载体。 加强信息的真实记录和规范管理，不仅可以增强公民的档案意识，还可以提高档案的使用频率，体现档案的价值。 档案的价值越大，就会有越多的人关注档案。
人事档案制度改革必须突出人事档案的公共服务功能，从而改变原有的政治化管理和身份依附关系； 必须加强人事档案的信用管理功能，避免当前的制度危机和管理困境。 人事档案制度改革需要做好以下四个方面的具体工作：
一是明确双方权利和义务，加强合同管理。 公共人事管理要明确机关事业单位人员公职人员身份，取消原有干部身份，强调权利与义务的对称。 要通过不断完善公务员法，在公共部门逐步实行合同管理制度。
二是建立人事档案信息数据库，实行电子化管理。 要建立全国联网、公开、可检索的个人信用数据库，对不涉及个人隐私和国家秘密的人事档案信息进行数字化和电子化处理，打造可作为开放人才信息网络平台的人才档案信息数据库主要信息来源。 电子人事档案管理的意义在于接受事实、规范管理、节约成本、降低风险、建立信用。
三是建立人事代理制度，推进社会管理。 各社会组织在平等享受人事档案服务的同时，还必须负责定期向人事档案管理中心报送其使用人员产生的各类档案数据，并进行整理并向社会公开。
四是建立社会信用报告制度，完善法制管理。
陈谈还指出，我国现行《档案法》于1987年颁布，1996年修订。随着社会的发展，档案主题多样化、档案载体多样化以及公众对档案信息尤其是档案信息的新需求。随着信息化进程的快速发展，《档案法》的一些规定与当前档案管理的要求不相适应。 适应。
修改档案法当务之急是建立社会信用报告制度。 要逐步将现行人事档案的“政治管理档案”特征转变为“信用档案”。 为此，要实行个人信用档案登记制度，建立实时和历史信用档案，主要包括个人基本简历、合同履约能力、合同履约诚信状况、社会责任意识、不良记录等； 大力支持和监管信用中介服务业发展信用管理机构或专业公司能够合法、真实、快速、完整、持续、公开地获取用于创建企业或个人信用和信用的相关数据，并允许合法传播或运营加工信贷产品。 。
信用管理行业的范围应包括企业征信、个人消费者信用调查、资产调查评估、市场调查、信用评级、商业追债、信用保险、信用管理顾问、电话验单服务等。制定《社会信用法》、《公平信用报告法》，规范企业和个人行为，引导市场主体诚实交易、依法经营、有序竞争。
相关链接：外籍人事档案管理
美国：公私分离
由于员工所在组织的所有权不同，美国的人事档案管理可分为公共系统和私人系统两部分。 在不同的系统中，人事档案采用不同的管理模式。
公共系统中的人事档案一般采用集中管理模式。 各级政府机关和其他社会团体在职人员的人事档案，由所在机关人事部门集中管理。 人事管理办公室是联邦政府管理公务员的中央机构。 它一般负责联邦政府下公务员的任命、考核、培训、晋升和退休。
联邦政府各机构均设有统一的人事部门，负责管理本单位在职员工的人事档案。 州政府和其他地方政府同样设有管理现任公务员人事档案的机构。 有的称为“人事办公室”，有的称为“人力资源办公室”。 虽然名称不同，但工作职责和范围基本相同。 。
美国联邦政府系统非在职雇员的人事档案由国家人事记录中心集中维护。
私营系统中的人事档案一般采用分散的社会管理模式。 企业、公司或其他私人组织的雇员的人事档案往往由单位的人事部门保存。 员工死亡、辞职或者调动的，其人事档案仍由原用人单位保留。 在某些情况下，企业、公司或其他民间机构还将进入半当期的员工档案转移到商业文件中心保存。 当员工进入新单位时，会建立新的人事档案。 可见，这种方式的突出特点就是“人与文件分离”。
此外，美国人事档案管理的一个独特之处是，一些专业部门还存储大量的个人数据，例如社会保障号码和社会保障管理局建立的人事档案记录。
美国的所有成年人都有一个由国家社会保障管理局颁发的社会保障号。 社会安全号码与身份证一样重要。 公民如有任何违法行为，都会被记入号码，这将对其切身利益产生影响。 这是今后领取养老金、养老医疗保险、退伍军人福利等各种社会保障福利的凭证。 这种号码可以随时拨打。 最初仅用于社会保障服务系统，后来逐步发展成为社会各界共享、全国联网的大型计算机数据库系统。 它超越了档案的应用范围，对社会秩序起到了良好的控制作用。 国家人事记录中心维护的人事档案还包含社会保障号码，因此它们可以组合使用。
法国：集中分级管理
法国公务员管理制度是统一领导下的分级负责制。 公务员管理由政府部门主导。 因此，公务员的人事档案也由政府各部门保存。 行政和公共服务总局负责公务员的总体协调； 内政部地方机关总局负责协调地方公务员管理工作，制定地方公务员管理细则； 卫生部医院管理局负责制定医疗卫生人员管理办法； 经济财政预算部负责预算。经济财政预算局负责公务员编制和养老金发放管理。
在人事管理方面，政府各部门都设立了专门的人事部门。 部门下设处级、科级，负责公务员的考试录用、考核、任用、奖惩、培训、工资、福利等管理工作，并组织这些方面的内容包括纳入人事档案进行管理。 可以看出，法国政府系统对人事档案也采取集中管理模式，在职员工的人事档案集中存放在所在单位的人事部门。
机关、社会团体的工作人员退休或离职后，其人事档案也必须移交文件中心或档案馆集中保管。 尤其是高级官员或工作人员的人事档案受到更多关注。 例如，法国规定高级外交官和军官的人事档案在去世后由国家档案馆保存。 总统的个人文件也必须存放在国家档案馆，但总统或其后代有权对其使用施加限制。
日本：管理形式不统一
日本人事管理机构主要包括中央人事办公室、省厅人事机构和地方人事机构。 中央人事院主要负责公务员待遇提高、考试、任免、福利、继续教育、奖惩等有关事项。 各省、各部门的人事机构名称各不相同。 有的叫“人事局”，有的叫“人事科”，有的叫“人事处”。 负责各省直机关人事档案的保管； 地方政府的人事机构大多是“人事委员会”，负责保管同级机构的人事档案。
长期以来，日本人事管理的基础主要是年功制和终身雇佣制。 工龄序列制度的主要内容是根据年龄和工作年限进行晋升、晋升和加薪。 工资水平主要取决于服务年限。 员工一般会在单位工作较长时间，因此人事部门需要保存员工全面的人事档案。
人事档案包括员工的就业情况、工作经历、职务、能力、资格、福利、健康状况、简历、生活经历、奖惩等全部信息。由于人事档案内容较多，一些单位采用实行集中备案管理； 有的单位采用卡片式管理方式。 人事档案不仅是员工招聘、调配、晋升、培训、薪酬、福利、医疗等与人事管理相关的基本信息，也是在职员工不可或缺的资格证明。 因此，一般来说，各单位都会妥善保存人事档案，即使在员工退休或离职后也会长期保存。 （半月谈网综合民主法制时报、新华社、人民日报等报道）
